신입시절 길러야할 기초능력 (5) - 파일링 방법

신입시절 길러야할 기초능력(5) – 파일링 방법

 

지난 금요일에는 메모하는 요령에 대해 알아 보았습니다. 다시 말씀 드리지만, 읽고 들음을통해 아는 것은 그리 어려운 일이 아닙니다. 그러나, 알게 된 내용을 하나라도 꾸준히 실천하여 자신의 능력으로 몸에 베이도록 해야 합니다. 메모와 함께 꼭 필요한 기초능력이 파일링과 지식창고관리입니다. 이번 시간에는 정보, 서류를 보관하는 방법 즉, 파일링 (File)하는 요령에 대해 알아 보겠습니다.

 

요즘처럼 지식의 접근이 쉬워지고 정보가 차고 넘치는 시대는 일찍이 없었습니다. 인터넷이세상을 바꾸어 놓았습니다. 정보를 내 것으로 만들기 위한 파일 방법을 잘 익혀두면 매우 생산적으로 일할 수 있습니다. 전문적인 업무를 수행하는 직장인으로서 매일 수 많은 서류를 접하게 됩니다. 서류가 책상이나 서랍에 쌓이게 되면 이미 죽은 자료가 되고 맙니다. 서류를 살아 숨쉬게 만드는 방법이 바로 세워두는 (꼿아두는) 보관 방법입니다. Hanging File (행잉파일) 이라는 말을 들어 보셨습니까. 우리나라 사무실에서는 아직 서류를 쌓아놓는 방식을 쓰는데, 서양에서는 주로 행일파일과 세움파일을 씁니다. 문구점에 가서 행일파일 (life system의 경우 제품번호가 8808169 102311입니다) 을 달라고 하면, 보통 서류 파일과 같은데, 양쪽 끝에 철제고리가 튀어나와 있는 파일을 구 할 수 있습니다. 가격이 약간 비쌀 수는 있는데 매우 유용합니다.

 

이 행잉파일을 사용할 수 있는 책상서랍이 있습니다. 만약 지금 서랍에 그런 장치가 없다면 고안해서 만들어 보세요. 자신의 업무 종류에 따라 행일 파일 숫자를 늘여 가면 됩니다. 이 파일의 장점은 서류가 세워져 있으므로 쉽게 폴더 내부서류를 찾을 수 있습니다. 필요 시에는 목록을 만들어 폴더 전면에 붙여 두면 더 쉽게 서류를 찾을 수 있습니다. 이렇게 행잉파일을 하나씩 늘려 가지만 20여개 정도에서 stop해야 합니다. 너무 분류가 많으면 혼란스러워 지는 단점이 있습니다. 폴더 수를 제한 할 수 있는 방법은 일정기간 행일파일이 모이면, 이를 주기적으로 정리하여 버릴 것과 장기간 보관해야 하는 자료로 구분하고, 보관자료는 세움파일에 옮김니다. 세움파일 (morning glory에서 Lever Arch Binder라고 함)은 구멍이 두 개인 것이 flexible합니다. 좀 고가이긴 하지만, 두고두고 사용할 수 있으니 투자가치가 있습니다.

 

직위가 올라갈수록, 직장생활 연륜이 쌓일수록 취급해야 할 업무가 늘어나고, 또 업무지휘를 해야 할 직원이 늘어나니 이런 파일시스템이 없으면 금새 업무처리가 늦어져 무능하다는 소릴 듣게 됩니다. 폴더를 분류할 때는, 이왕이면 데스크탑 PC폴더, 노트북 폴더, USB 폴더, 서류폴더를 동일한 체계로 가져가야 입체적인 자료보관 시스템이 됩니다. 이 파일링 체계를 잘 익혀 두면 업무가 늘어나도, 직위가 올라가 부하직원이 늘어나도 전혀 문제가 없습니다.